Todas as corporações devem se comunicar de maneira frequente com seus públicos de interesse, os stakeholders.
Por isso, a nomeação de um porta-voz para a tarefa torna-se muito importante, pois a ideia é representar a empresa, proporcionar visibilidade e comunicar seu trabalho para a sociedade.
Neste artigo, você vai entender qual é a importância do porta-voz para uma empresa, quais são suas habilidades e como capacitar um profissional para tal função:
O papel de um porta-voz
O objetivo do porta-voz é representar e comunicar a marca ao mesmo tempo em que deve lidar diretamente com a opinião pública, que pode ser tanto o público interno quanto o público externo.
A construção da autoridade da marca também depende diretamente do trabalho do porta-voz e da maneira como o profissional se comunica.
Em qualquer situação em que é necessário um posicionamento oficial da empresa, seja para transmitir a opinião da companhia ou até mesmo prestar contas à sociedade por um erro cometido, cabe ao porta-voz fazer o pronunciamento oficial sobre o assunto.
Por isso, a escolha do profissional para ocupar o posto deve ser feita de forma estratégia, pois existe uma grande responsabilidade em desempenhar a função.
Habilidades de um porta-voz
Geralmente, quem exerce a função de porta-voz costuma ser alguém em cargo de confiança e liderança e, em muitos casos, essa pessoa é o próprio Chief Executive Officer (CEO).
Essa é uma estratégia que contribui para a humanização da imagem da empresa, com a personificação de seus valores na figura humana de seus líderes, que também atuam como porta-vozes. Alguns exemplos são empresas de tecnologia como o Facebook, com Mark Zuckerberg, e a Tesla, com Elon Musk.
Na ausência do CEO, o porta-voz deve ser um profissional de alto valor hierárquico, com acesso a informações estratégicas, como os executivos C-level, ou então algum profissional que fale de um ponto de vista técnico relacionado à alguma demanda da imprensa. Nestes casos, advogados e engenheiros também podem ser os escolhidos.
O porta-voz deve ter profundo conhecimento sobre o negócio e o segmento de atuação da empresa, capacidade analítica, carisma, credibilidade, assertividade e habilidade em comunicação interpessoal.
Com o passar do tempo é interessante que o porta-voz desenvolva um bom relacionamento com seu público, principalmente com a imprensa, que é uma grande formadora de opinião.
Além disso, a vida pregressa do profissional deve ser levada em consideração, pois a imagem do porta-voz está intrinsecamente ligada à imagem da empresa.
Como é o porta-voz que estará na linha de frente da comunicação, com todos os holofotes virados para ele, não é estratégico escolher uma pessoa que chame mais atenção do que a empresa, por posicionamentos polêmicos.
A rotina de um porta-voz consiste em conceder entrevistas para a imprensa, participar de coletivas, eventos corporativos, lançamentos de produtos e administrar crises de imagem e reputação que possam afetar a empresa ou suas marcas.
A complexidade de agenda do porta-voz difere de acordo com o perfil da empresa, porte, quantidade de funcionários e mercado de atuação.
Geralmente, grandes corporações optam por nomear mais de um porta-voz e, nestes casos, a divisão de tarefas é feita por setor, região ou holding.
A capacitação do porta-voz em media training
Por ser uma função que lida diretamente com a imagem e a reputação de uma marca, é recomendado que o porta-voz possua todo o aparato para realizar a função com excelência.
Por isso, ele deve ser orientado pelo departamento de relações públicas e comunicação da empresa, em parceria com uma agência de relações públicas, e guiado por um consistente planejamento estratégico como background para todas as ações.
Independentemente do cargo e das habilidades, o porta-voz sempre deve aperfeiçoar a sua comunicação oral para falar bem em situações de contato com a imprensa, manter a tranquilidade em entrevistas para amenizar crises de imagem e reputação ou, até mesmo, comunicar-se com um público maior, no caso de palestras e eventos corporativos.
Em entrevistas e coletivas de imprensa, os jornalistas sempre farão perguntas sobre dados da corporação, com o intuito de fundamentar a reportagem com números e comparações, ou então vão solicitar informações que por diversos motivos não podem ser divulgadas.
Por isso, é imprescindível que o porta-voz saiba quais dados devem ser fornecidos e como, de maneira estratégica, omitir a informação.
Para isso, é fundamental que o porta-voz passe por um media training, que é um processo de treinamento para prepará-lo para uma relação direta com a imprensa e os jornalistas, em entrevistas e coletivas de imprensa, e outros tipos de contato público.
O ideal é que essa preparação ocorra de maneira preventiva, antes mesmo de qualquer comunicação proativa com os veículos de comunicação.
O media training é uma das ferramentas mais estratégicas de um trabalho de relações públicas e é uma extensão do trabalho de assessoria de imprensa. Este treinamento vai possibilitar que o porta-voz adquira a segurança necessária para um diálogo com o público externo e, principalmente, com a imprensa.
No media training são utilizadas técnicas para desenvolver a oratória e a postura do profissional, técnicas de memorização e treinos sobre como falar de maneira sintética sobre as mensagens-chave, que são os assuntos mais importantes da instituição. Atualmente, esse treinamento também aborda a interação do porta-voz nas redes sociais.
Alguns jornalistas que trabalham na imprensa também são convidados para simular entrevistas com o porta-voz, com o intuito de prepará-lo para as entrevistas que acontecerão ao longo de seu trabalho e também para lidar com os imprevistos que podem ocorrer nestas situações.
De acordo com o nível de preparo do porta-voz e da necessidade de treinamento, o media training pode ser individual ou em grupo, pode ser realizado em sessões de duas a quatro horas, durante um ou mais dias, sempre mesclando teoria e prática.
Ao longo do tempo é recomendável fazer um treinamento de reciclagem para atualizar o porta-voz sobre as novas tendências de comunicação e também sobre como comunicar de maneira assertiva as novas atualizações de negócios da empresa.
Viu só como o porta-voz possui um papel muito importante na representação da empresa e também na construção de sua imagem e reputação?
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